Trong một doanh nghiệp việc quản lý hồ sơ nhân viên là điều rất quan trọng và cần thiết. Ngày nay mọi người thường sử dụng file excel quản lý hồ sơ nhân viên rất phổ biến. Đây là một ứng dụng dùng để lưu trữ và quản lý rất hiệu quả và khoa học. Tuy nhiên nhiều người còn đang chưa hiểu đầy đủ và rõ ràng về cách quản lý hồ sơ nhân sự này. Vậy nên bài viết này sẽ cung cấp cho mọi người những thông tin đầy đủ nhất về việc quản lý hồ sơ bằng file excel. Qua đó các bạn có thể sử dụng để xây dựng cho mình một file quản lý riêng. Và điều này không chỉ dành cho những doanh nghiệp mà nó còn rất hữu ích cho mọi người. Nên mọi người đừng bỏ lỡ những thông tin dưới đây nhé.
Một số điều về quản lý hồ sơ mà bạn nên biết
Để xây dwungj được một file excel quản lý hồ sơ thì chúng ta phải hiểu rõ về việc quản lý hồ sơ có vai trò như thế nào. Cũng như việc quản lý hồ sơ thì sẽ có những nguyên tắc gì ?
Quản lý hồ sơ
Đầu tiên về khái niệm thì quản lý hồ sơ tức là những công việc bao gồm việc sắp xếp, xem xét và thiết kết các văn bản hồ sơ trong tổ chức. Nó sẽ liên quan đến những công việc về quản lý, bảo quản và ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Vai trò
Việc quản lý hồ sơ nhân viên có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó sẽ giảm chi phí mua các trang thiết bị. Và nó còn đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết mà mọi người muốn biết. Việc quản lý hồ sơ sẽ giúp cho công việc xử lý nhanh gọn và có hiệu quả hơn. Ngoài ra sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng tìm ra hồ sơ cần khi nhân viên nghỉ làm hay là thực hiện các thủ tục về bhxh. Bên cạnh đó sẽ thuận lợi hơn trong việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên đó chuyển công tác.
Nguyên tắc lập file quản lý hồ sơ nhân viên
Khi xây dựng các file excel quản lý hồ sơ nhân viên mọi người phải đảm bảo nguyên tắc :đơn giản, dễ hiểu, tiết kiệm và an toàn.
Các nội dung của file excel quản lý hồ sơ nhân viên cần có
Khi chúng ta xây dựng một hệ thống quản lý thì trước hết chúng ta phải xem xét những nội dung mà file excel quản lý hồ sơ nhân viên cần có những gì. Sau đây là những thông tin mà file quản lý hồ sơ cần phải có :
Mã nhân viên
Với mỗi nhân viên thì sẽ được gán một loại mã riêng để phân biệt với người khác. Khi họ nghỉ thì chúng ta vẫn để nguyên không được gán lại cho người khác. Sau mã nhân viên sẽ là họ tên, bộ phận và vị trí công việc, loại hình công việc như full time hay part time. Và các thông tin về học vấn của nhân viên.
Các loại giấy tờ cần thiết
Ở mục này sẽ bao gồm các loại giấy tờ cần thiết như sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân có công chứng. Và bản sao các loại giấy tờ như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu và bằng tốt nghiệp. Ngoài ra còn có giấy khám sức khỏe và hợp đồng có chữ kỹ của người lao động.
Thông tin về lương thưởng
Đây là mục rất quan trọng sẽ giúp mọi người tra cứu được mức lương, hình thức thanh toán. Về số tài khoản ngân hàng. Và mã số thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra sẽ có thông tin về sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.
Kết hợp file excel quản lý hồ sơ nhân viên với các file excel khac
Ngoài ra để có thể quản lý nhân viên trong doanh nghiệp một cách tốt nhất thì chúng ta sẽ kết hợp file quản lý hồ sơ nhân sự với các file excel khác. Bởi vì quản lý nhân sự sẽ đòi hỏi nhiều thông tin hơn so với quản lý hồ sơ nhân viên. Các file này sẽ bao gồm :
File quản lý danh sách nhân sự tổng quan
Với file này mọi người sẽ có thông tin đầy đủ về các nhân viên đang làm việc tại công ty. Chúng ta phải có sự liên kết file quản lý hồ sơ với file danh sách nhân sự. Để có thể tìm kiếm những thông tin về hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng hơn.
File quản lý hợp đồng
Với những thông tin về hợp đồng thử việc hay hợp đồng chính thức thì file excel này sẽ phản ánh một cách đầy đủ nhất.
Ngoài hai file trên thì chúng ta sẽ có file theo dõi nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc. Việc này không thể thiếu được trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động sẽ có những sự biến động về số lượng nhân sự. Mọi người cần phải quản lý và theo dõi những sự biến đổi này.
Cuối cùng file excel quản lý hồ sơ nhân viên có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Nó sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và quản lý về người lao động trong doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thống các file excel quản lý nhân viên là rất quan trọng. Với những thông tin trên hi vọng mọi người sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý hồ sơ nhân viên cũng như quản lý tất cả nhân sự trong doanh nghiệp. Trên đây là những điều cơ bản mọi người phải nắm vững khi thực hiện quá trình quản lý nhân viên. Mọi người đọc xong đừng quên để lại những lời góp ý cho bài viết nhé.
